Politique relative au traitement des données des candidats via la plateforme de recrutement “Talent finder”

1. Qui est responsable du traitement de vos données à caractère personnel ?

Les sociétés Q-Park Belgium, Q-Park Holding, City Parking et Q-Park Real Estate (ou “les sociétés Q-Park Belgium” “nous” ou “le responsable de traitement”), ayant leurs sièges sociaux situé au 3 Belgicastraat B-1930 Zaventem, boîte 6, représentées par Monsieur Philippe De Brabanter, doivent être entendues, au sens du Règlement Général sur la Protection des Données, comme responsables de traitement en ce qu’elles traitent les données à caractère personnel des candidats à l’embauche(“vous” ou “vos”).

La présente Politique a pour objectif de vous informer, de la manière la plus transparente possible, sur la manière dont les sociétés Q-Park Belgium traitent, collectent et conservent vos données à caractère personnel https://jobs.q-park.be

Cette plateforme en ligne est éditée et gérée par la société THE PROFILE GROUP, dont le siège social est situé 54, Boulevard Louis Schmidt à 1040 Etterbeek, Bruxelles, Belgique.

Ce document s’applique dans le respect de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après dénommée la « loi sur la protection de la vie privée ») et du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après dénommé le « RGPD »).

La présente Politique est purement informative.

2. Notions essentielles

Au sens de la présente Politique, il faut entendre par « données à caractère personnel », toute information qui permet de vous identifier, en tant que personne physique, directement ou indirectement.

Il faut entendre par « traitement des données à caractère personnel », toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.

Il faut entendre par « responsable de traitement », la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement. En l’espèce, les sociétés Q-Park Belgium.

Il faut entendre par « tiers », toute personne physique ou morale, autorité publique, service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l'autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, qui sont autorisées à traiter les données à caractère personnel.

Enfin, il faut entendre par « destinataire », tout organisme qui reçoit la communication des données.

3. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? Et par quel(s) moyen(s) y avons-nous accès ?

3.1. Catégories de données traitées

Pour l’identification du candidat

  • Données d’identification personnelles, telles que le nom et l’adresse ;
  • Données d’identification électroniques, telles que l’adresse email, le numéro de GSM et les cookies ;
  • Détails personnels, tels que l’âge, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, l’état civil, la nationalité et la langue ;
  • Statut d’immigration, tel que l’existence d’un permis de travail valide en Belgique.

Pour l’analyse du profil du candidat au regard du poste vacant

 

  • Curriculum académique (et toutes les informations que le candidat y insère telle que sa photo par exemple) et éventuellement votre lettre de motivation ;
  • Qualifications professionnelles, telles que les formations professionnelles et la possession d’un permis de conduire ;
  • Lieu de travail souhaité ;
  • Expériences professionnelles ;
  • Publications ;
  • Informations concernant l’emploi actuel ;
  • Informations concernant le recrutement ;
  • Informations concernant la fin de l’emploi ;
  • Données relatives à la carrière ;
  • Données relatives à l’organisation du travail ;
  • Données salariales (salaire souhaité) ;
  • Disponibilités du candidats ;
  • Evaluation ;
  • Formation à la fonction ;
  • Affiliation/participation à des organisations professionnelles ;

Pour la gestion de la plateforme

  • Données relatives à la sécurité, telles que le mot de passe.

3.2. Données particulières

Par principe, nous ne traitons aucune catégorie particulière de données à caractère personnel révélant votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques, votre appartenance syndicale, vos données génétiques, vos données biométriques, vos données de santé ou les données concernant votre vie sexuelle ou votre orientation sexuelle, sans votre consentement.

Exceptionnellement, nous pourrons être amenés à traiter ce type de données dans l’hypothèse où soit vous nous le demandez expressément en raison de vos besoins spécifiques, soit si vous nous communiquez spontanément ces informations (dans votre CV ou oralement dans le cadre d’échanges, par exemple).

3.3. Données à caractère non personnel

Il est possible que nous soyons également amenés à récolter des données à caractère non personnel. Ces données sont qualifiées de données à caractère non personnel car elles ne permettent pas d’identifier directement ou indirectement une personne en particulier. Elles pourront dès lors être utilisées à quelques fins que ce soit.

En revanche, dans l’hypothèse où des données à caractère non personnel seraient combinées à des données à caractère personnel, de sorte qu’une identification des personnes concernées serait possible, ces données seront traitées comme des données à caractère personnel jusqu’à ce que leur rapprochement avec une personne particulière soit rendu impossible.

3.4. Méthode(s) de collecte

Vos données à caractère personnel sont collectées de différentes manières :

  • Lorsque vous envoyez une candidature à Q-Park Belgium via la plateforme Talent finder soit en remplissant le formulaire d’inscription, soit en réponse à une offre d’emploi, soit en posant une candidature spontanée ;
  • Lorsque vous complétez ou modifiez volontairement votre profil individuel dans la plateforme (nom de la plateforme) ;
  • Lorsque vous vous entretenez avec un responsable des Ressources Humaines de Q-Park Belgium par téléphone, email ou vidéo.

Lorsqu’un candidat choisit de fournir les données précitées via un formulaire d’inscription et/ou par le biais d’une candidature spontanée, il accepte explicitement que Q-Park Belgium utilise ses données pour le contacter par téléphone et/ou par email afin de recevoir davantage d’informations de la part de Q-Park Belgium concernant le(s) poste(s) vacant(s) et, s’il le souhaite, de donner davantage d’informations sur ses attentes professionnelles.

  • Lorsque vous faites un entretien physique avec l’un des membres du département des Ressources Humaines de Q-Park Belgium

Lorsqu’un candidat accepte de passer un entretien avec Q-Park Belgium, il accepte explicitement que Q-Park Belgium utilise ses données à caractère personnel pour le convier à cet entretien et pour l’évaluer au cours de cet entretien, ainsi que pour vérifier les références et renseignements fournis. Ce qui précède implique notamment que le service des Ressources Humaines de Q-Park Belgium prenne, le cas échéant, contact avec les entreprises et/ou organismes renseignés par le candidat.

4. Pourquoi traitons-nous vos données à caractère personnel ? Et sur quelle(s) base(s) légale(s) traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Traitements sur base des intérêts légitimes de Q-Park Belgium

Vos données à caractère personnel sont traitées, notamment, pour les finalités suivantes :

    • en vue d’établir des statistiques, études de marché ayant pour but d’améliorer l’expérience des candidats

S’agissant des traitements se fondant sur cette base légale en particulier, nous veillons toujours à ce qu’il y ait un équilibre entre vos intérêts et ceux des sociétés Q-Park Belgium.

Traitements sur base du respect par Q-Park Belgium d’une obligation légale

Les traitements de données à caractère personnel peuvent résulter d’une obligation légale qui impose aux sociétés à Q-Park Belgium, notamment, de répondre à une demande de tiers autorisé, d’appliquer les obligations fiscales et sociales, de respecter la législation applicable en matière de droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale.

Traitements sur base de votre consentement

Dès lors que vous consentez par écrit au traitement de vos données à caractère personnel, en ce compris le traitement de vos données particulières, par les sociétés Q-Park Belgium, ce traitement est autorisé à condition qu’il s’inscrit uniquement dans le cadre des finalités pour lesquelles vous avez expressément consenti.

En l’espèce, ces finalités sont les suivantes :

    • Inscription du candidat sur la plateforme (nom de la plateforme) en vue de poser sa candidature et/ou répondre à une offre de candidature ;
    • Transferts des données du candidat concerné au service des Ressources Humains de Q-Park en vue de procéder à un/des entretien(s) ;
    • Gestion des candidatures par Q-Park Belgium ;
    • L’éventuelle vérification par Q-Park Belgium des informations communiquées par le candidat.

Cela étant, il est loisible au candidat de retirer son consentement à tout moment; sans que ce retrait ne porte atteinte à la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

Traitements non-encore envisagés

Q-Park Belgium pourrait être amené à effectuer des traitements qui ne sont pas encore prévus dans la présente Politique.

Dans ce cas, vous serez contacté par la société Q-Park Belgium avant toute réutilisation de vos données à caractère personnel afin de vous informer des traitements non encore envisagés et vous donner la possibilité, le cas échéant, de les refuser.

5. Qui a accès à vos données à caractère personnel ?

5.1. Communication interne

L’accès à vos données à caractère personnel est strictement limité au sein de Q-Park Belgium aux seules personnes suivantes:

  • les membres du personnel hiérarchique en charge de l’administration du personnel, uniquement si cela est strictement nécessaire à des fins opérationnelles, organisationnelles ou dans l’exécution de leurs tâches (données d’évaluations, rémunération...), et ce toujours sous le contrôle de Q-Park Belgium ;
  • les personnes habilitées du service des ressources humaines.

5.2. Communication à des tiers

Il est également possible que Q-Park Belgium soit tenu de divulguer certaines de vos données à caractère personnel à des tiers autorisés à en connaître, notamment lorsque des dispositions législatives, une décision de justice ou un ordre d’une autorité publique rendent cette communication nécessaire.

Il peut s’agir notamment d’une communication aux tiers suivants : institution bancaire, inspection du travail, services fiscaux, services de police, huissiers, compagnie d’assurance, secrétariat social, Office national des vacances annuelles, ONSS, ONEM, Fonds de sécurité d’existence, etc.

Aucune de vos données à caractère personnel n’est transférée à des pays tiers, situés en dehors de l’Union européenne ou à des organisations internationales. Si cela devait devenir le cas, nous nous engageons à prendre les mesures de sécurité appropriées afin de garantir un niveau de protection suffisant de vos données à caractère personnel.

The Profile Group peut également être amené à avoir accès à certaines de vos données à caractère personnel, en tant que sous-traitant de Q-Park, éditeur de la Talent finder. En revanche, The Profile Group n'aura accès q'aux données suivantes:

  • Données d’identification personnelles, telles que le nom et l’adresse ;
  • Données d’identification électroniques, telles que l’adresse email, le numéro de GSM et les cookies ;
  • Détails personnels, tels que l’âge, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, l’état civil, la nationalité et la langue ;
  • Statut d’immigration, tel que l’existence d’un permis de travail valide en Belgique ;
  • Descriptions psychiques, telles que la personnalité au travers d’un test psychotechnique ;
  • Curriculum académique ;
  • Qualifications professionnelles, telles que les formations professionnelles et la possession d’un permis de conduire ;
  • Expériences professionnelles ;
  • Affiliation/participation à des organisations professionnelles ;
  • Publications ;
  • Informations concernant l’emploi actuel ;
  • Informations concernant le recrutement ;
  • Informations concernant la fin de l’emploi ;
  • Données relatives à la carrière ;
  • Données relatives à l’organisation du travail ;
  • Données salariales ;
  • Evaluation ;
  • Formation à la fonction ;
  • Images ;
  • Données relatives à la sécurité, telles que mot de passe ;
  • Données relatives aux activités de loisirs et intérêts

Talent finder est un logiciel en ligne qui permet de gérer les processus de recrutement de A à Z.

Basé sur Internet, le logiciel fonctionne en mode SAAS (Software As A Service) pour permettre aux professionnels des RH d’avoir un accès permanent et en ligne à toutes leurs missions de recrutement.

Talent finder gère la section emplois du site web du Client, garantissant la gestion et la mise en ligne d’offres d’emploi.

La fonctionnalité de la base de données permet aux candidats de télécharger et d’accéder facilement à leurs données en ligne, et aux RH de chercher et de communiquer aisément avec les candidats en ce qui concerne de futures opportunités à pourvoir.

Pour les responsables RH, Talent finder offre un reporting intégré qui présente un résumé permanent du flux de travail et des principaux processus.

6. Pendant combien de temps gardons-nous vos données à caractère personnel?

La durée de conservation de vos données à caractère personnel est strictement contrôlée par Q-Park Belgium et est conforme à sa Procédure de rétention des données, accessible sur simple demande. Si les durées de rétention venaient à changer à l’avenir, nous nous engageons à vous en tenir informé.

Plus précisément, votre nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, CV (et éventuellement votre photo si vous l’avez insérée dans votre CV), et votre éventuelle lettre de motivation sont gardés pendant 4 semaines à compter de la fin de la procédure de recrutement dans l’hypothèse où vous avez été engagé pour le poste concerné, et pendant maximum 1 an après la fin de la procédure de recrutement si vous n’avez pas été engagé par Q-Park Belgium. Dans ce cas là, votre consentement vous sera évidemment demandé. Deux mois avant la fin de cette année de rétention, vous recevrez un e-mail pour vous demander si vous souhaitez que vos données à caractère personnel soient ou non supprimées. Si vous souhaitez qu’elles soient supprimées, celles-ci le seront automatiquement, et entièrement, dès réception de votre retour.

7. Vos droits

En tant que personne concernée par le traitement de vos données à caractère personnel, vous disposez d'un certain nombre de droits concernant l'accès et le contrôle de vos données à caractère personnel, notamment :

  • Un droit d’accès et de copie: vous pouvez obtenir sur simple demande et gratuitement une copie (y compris sous format électronique) de vos données à caractère personnel.

Si vous demandez des copies supplémentaires, nous pourrons néanmoins exiger le paiement de frais raisonnables, basés sur les coûts administratifs.

  • Un droit de rectification: vous pouvez rectifier, compléter ou supprimer vos données qui seraient inexactes, incomplètes ou non pertinentes.
  • Un droit d’opposition: lorsque le traitement des données est réalisé sur base de notre l’intérêt légitime, vous pouvez à n’importe quel moment vous opposer à l’usage de vos données à cette fin, sauf si nous démontrons qu'il existe des motifs légitimes et impérieux prévalant sur vos intérêts et les droits.
  • Un droit de portabilité: vous pouvez, à tout moment, demander à recevoir gratuitement vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, en vue notamment de les transmettre à un autre responsable du traitement.
  • Un droit de limitation du traitement: vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement sur vos données à caractère personnel.
  • Un droit à l’oubli: sauf exceptions, vous avez le droit de nous demander d'effacer vos données, lorsque le traitement n'a plus lieu d'être.
  • Un droit de retrait du consentement : vous pouvez retirer à tout moment votre consentement, dans le cas où ce consentement est la base légale du traitement de vos données à caractère personnel.

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits :

  1. Demande d’exercice : si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, vous pouvez adresser une demande écrite (y compris sous format électronique), datée et signée, au Privacy Officer de Q-Park Belgium ou au DPO Groupe dont les coordonnées sont reprises plus bas.
  2. Précision de la demande : identifiez le droit que vous souhaitez exercer.
  3. Identification de la personne concernée : pour pouvoir vous répondre, nous pouvons vous demander de fournir une preuve de votre identité pour des raisons de sécurité et afin d'empêcher la divulgation non autorisée ou l'utilisation abusive des données à caractère personnel.
  4. Délai de réponse : dans un délai maximum d'un mois après réception de votre demande, nous traiterons votre demande. Au besoin, ce délai pourra être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité ou du nombre de demandes. Le cas échéant, ce délai ne pourra être prolongé que dans la mesure où vous en avez été informé, et que les motivations justifiant ce report vous ont été communiquées.
  5. En cas de refus. Si nous avons des raisons légitimes de ne pas accéder à votre demande, nous vous contacterons et motiverons notre décision.

8. Sécurité autour des données

Les données personnelles des candidats sont traitées en Belgique et stockées dans un data center aux Pays-Bas.

Le fournisseur de l’outil de recrutement, THE PROFILE GROUP, prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données des candidats, en particulier contre la manipulation et l’accès non autorisé, et déploie ses meilleurs efforts pour que ces mesures soient le plus à jour possible, et ce compte tenu de l'état des connaissances, des coûts de mise en oeuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques pour les candidats.

9. Questions, réclamations ou plaintes

Si vous souhaitez réagir à l'une des pratiques décrites dans la présente Politique, il vous est conseillé de prendre contact avec :

  • Privacy Officer belge (PO) : cabinet d’avocats Lex4u, Me Frédéric Dechamps, disponible à l’adresse e-mail suivante : dechamps@q-park.be
  • DPO Groupe (DPO) : Monsieur Jeroen Van Hemert, disponible à l’adresse e-mail suivante : vanhemert@q-park.com

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données belge :

Autorité de Protection des Données

Rue de la Presse, 35

1000 Bruxelles

Tél. + 32 2 274 48 00

Fax. + 32 2 274 48 35

contact@apd-gba.be

Enfin, vous avez la possibilité de porter plainte devant les juridictions nationales compétentes.

10. Modifications de la Politique

Nous nous gardons le droit de modifier la présente Politique afin de l’adapter aux nouvelles exigences légales. De telles modifications prendront effet immédiatement après la mise à jour du présent document. Cette mise à jour vous sera communiquée selon le moyen que nous jugerons opportun.