Beleid inzake de verwerking van gegevens van sollicitanten via het wervingsplatform "Talent finder”

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens?

De vennootschappen Q-Park Belgium, Q-Park Holding, City Parking en Q-Park Real Estate (of "de Q-Park Belgium vennootschappen" "wij" of "de verantwoordelijke voor de verwerking"), met maatschappelijke zetel te 3 Belgicastraat B-1930 Zaventem, bus 6, vertegenwoordigd door de heer Philippe De Brabanter, dienen in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming te worden beschouwd als verantwoordelijken voor de verwerking, in die zin dat zij de persoonsgegevens van kandidaten voor tewerkstelling ("u" of "uw") verwerken.

Het doel van deze Policy is u zo transparant mogelijk te informeren over de manier waarop de vennootschappen van Q-Park Belgium uw persoonsgegevens verwerken, verzamelen en bewaren wanneer u zich inschrijft op het platform https://jobs.q-park.be.

Dit online platform wordt uitgegeven en beheerd door THE PROFILE GROUP, met maatschappelijke zetel te 54, Louis Schmidtlaan, 1040 Etterbeek, Brussel, België.

Dit document is van toepassing in overeenstemming met de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (hierna de "Privacywet" genoemd) en Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna de "GDPR" genoemd).

Dit beleid dient uitsluitend ter informatie.

2. Sleutelbegrippen

Voor de doeleinden van dit beleid betekent "persoonsgegevens" alle informatie die het mogelijk maakt om u, als natuurlijke persoon, direct of indirect te identificeren.

“Verwerking van persoonsgegevens": elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procédés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, beperken, wissen of vernietigen van gegevens.

Onder "verantwoordelijke voor de verwerking" wordt verstaan de natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of andere instantie die, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking vaststelt. In dit geval zijn dat de vennootschappen Q-Park Belgium.

Onder "derde" wordt verstaan iedere natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of instantie, niet zijnde de betrokkene, de voor de verwerking verantwoordelijke, de verwerker en de personen die onder rechtstreeks gezag van de voor de verwerking verantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn persoonsgegevens te verwerken.

Tot slot verwijst "ontvanger" naar elke organisatie die de gegevens ontvangt.

3. Welke persoonlijke gegevens verwerken we? En hoe krijgen we er toegang toe?

3.1. Categorieën van verwerkte gegevens

Voor kandidaatidentificatie

  • Persoonlijke identificatiegegevens, zoals naam en adres;
  • Elektronische identificatiegegevens, zoals e-mailadres, mobiel telefoonnummer en cookies;
  • Persoonlijke gegevens, zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit en taal;
  • Immigratiestatus, zoals het bestaan van een geldige werkvergunning in België.

Het profiel van de kandidaat analyseren in relatie tot de vacature

 

  • Academisch curriculum (en alle informatie die de sollicitant daarbij voegt, zoals bijvoorbeeld een foto) en, indien van toepassing, uw begeleidende brief;
  • beroepskwalificaties, zoals een beroepsopleiding en het bezit van een rijbewijs
  • Gewenste werkplek;
  • Werkervaring ;
  • Publicaties ;
  • Informatie over huidige tewerkstelling;
  • Informatie over aanwerving ;
  • Informatie over het einde van het dienstverband ;
  • Loopbaangegevens ;
  • Gegevens met betrekking tot werkorganisatie ;
  • Salarisgegevens (gewenst salaris) ;
  • Beschikbaarheid van de kandidaat ;
  • Beoordeling ;
  • Opleiding voor de functie ;
  • Lidmaatschap/deelname aan beroepsorganisaties

Voor platformbeheer

  • Beveiligingsgegevens, zoals wachtwoord

3.2. Speciale gegevens

In principe verwerken wij zonder uw toestemming geen bijzondere categorie persoonsgegevens waaruit uw ras of etnische afkomst, uw politieke opvattingen, uw religieuze of filosofische overtuigingen, uw lidmaatschap van een vakbond, uw genetische gegevens, uw biometrische gegevens, uw gezondheidsgegevens of gegevens over uw seksleven of seksuele geaardheid blijken.

Bij uitzondering kan het nodig zijn dat we dit soort gegevens verwerken als u ons daar uitdrukkelijk om vraagt vanwege uw specifieke behoeften, of als u ons deze informatie vrijwillig verstrekt (bijvoorbeeld in uw cv of mondeling tijdens gesprekken).

3.3 Niet-persoonlijke gegevens

We kunnen ook niet-persoonlijke gegevens verzamelen. Deze gegevens worden beschouwd als niet-persoonlijk omdat ze niet direct of indirect een specifiek individu identificeren. Ze kunnen daarom voor welk doel dan ook worden gebruikt.

Anderzijds, als niet-persoonlijke gegevens worden gecombineerd met persoonlijke gegevens op een zodanige manier dat het mogelijk is om de betrokken personen te identificeren, zullen deze gegevens worden behandeld als persoonlijke gegevens totdat het onmogelijk is om ze te koppelen aan een specifieke persoon.

3.4 Verzamelmethode(n)

Uw persoonsgegevens worden op verschillende manieren verzameld:

  • Wanneer u via het platform (naam van het platform) een sollicitatie stuurt naar Q-Park Belgium, hetzij door het inschrijvingsformulier in te vullen, hetzij als reactie op een jobaanbieding, hetzij door een open sollicitatie in te dienen;
  • Wanneer u vrijwillig uw individueel profiel op het platform Talent finder invult of wijzigt;
  • Wanneer u spreekt met een Human Resources manager van Q-Park Belgium via telefoon, e-mail of video.

Wanneer een kandidaat ervoor kiest om de hierboven vermelde gegevens te verstrekken via een inschrijvingsformulier en/of door middel van een open sollicitatie, aanvaardt hij of zij uitdrukkelijk dat Q-Park Belgium zijn of haar gegevens mag gebruiken om hem of haar telefonisch en/of per e-mail te contacteren om verdere informatie van Q-Park Belgium te ontvangen over de vacante functie(s) en, indien hij of zij dit wenst, verdere informatie te verstrekken over zijn of haar carrièreverwachtingen.

  • Wanneer u een fysiek interview hebt met een lid van de Human Resources afdeling van Q-Park Belgium.

Wanneer een kandidaat akkoord gaat met een interview met Q-Park Belgium, aanvaardt hij uitdrukkelijk dat Q-Park Belgium zijn persoonsgegevens mag gebruiken om hem uit te nodigen voor dit interview en om hem te evalueren tijdens dit interview, alsook om de verstrekte referenties en informatie te controleren. Het voorgaande houdt in het bijzonder in dat de Human Resources afdeling van Q-Park Belgium, indien nodig, contact zal opnemen met de bedrijven en/of organisaties die door de kandidaat van informatie zijn voorzien.

4. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens? En op basis van welke rechtsgrond(en) verwerken wij uw persoonsgegevens?

Verwerking op basis van de rechtmatige belangen van Q-Park België

Uw persoonlijke gegevens worden met name verwerkt voor de volgende doeleinden

    • statistieken op te stellen, marktonderzoek met als doel de ervaring van kandidaten te verbeteren.

Met name bij de verwerking op deze rechtsgrondslag zorgen wij er altijd voor dat er een evenwicht is tussen uw belangen en die van de Q-Park Belgium bedrijven.

Verwerking op grond van het nakomen van een wettelijke verplichting door Q-Park Belgium

De verwerking van persoonsgegevens kan voortvloeien uit een wettelijke verplichting die de bedrijven van Q-Park Belgium met name verplicht om te reageren op een verzoek van een bevoegde derde, om fiscale en sociale verplichtingen toe te passen, om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving op het gebied van arbeidsrecht, sociale zekerheid en sociale bescherming. 

Verwerking op basis van uw toestemming

Indien u schriftelijk instemt met de verwerking van uw persoonsgegevens, met inbegrip van de verwerking van uw persoonsgegevens, door de bedrijven Q-Park Belgium, is deze verwerking toegestaan op voorwaarde dat ze uitsluitend wordt uitgevoerd voor de doeleinden waarvoor u uitdrukkelijk uw toestemming hebt gegeven.

In dit geval zijn deze doeleinden de volgende:

    • Registratie van de sollicitant op het platform (naam platform) met het oog op het indienen van een sollicitatie en/of het reageren op een vacature;
    • Doorgeven van de gegevens van de sollicitant aan de afdeling Human Resources van Q-Park met het oog op het voeren van één of meerdere gesprekken;
    • Beheer van sollicitaties door Q-Park België;
    • Eventuele verificatie door Q-Park Belgium van de door de sollicitant verstrekte gegevens.

Aanvragers kunnen hun toestemming echter te allen tijde intrekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking is uitgevoerd.

Nog niet overwogen behandelingen

Q-Park Belgium kan verwerkingen uitvoeren die nog niet voorzien zijn in deze Policy.

In dat geval zal Q-Park Belgium contact met u opnemen vóór elk hergebruik van uw persoonsgegevens om u op de hoogte te brengen van de nog niet voorziene verwerking en om u de mogelijkheid te bieden deze eventueel te weigeren.

5. Wie heeft toegang tot uw persoonlijke gegevens?

5.1. Interne communicatie

De toegang tot uw persoonlijke gegevens is binnen Q-Park België strikt beperkt tot de volgende personen :

  • leden van het hiërarchisch personeel belast met de personeelsadministratie, enkel indien dit strikt noodzakelijk is voor operationele of organisatorische doeleinden of in de uitoefening van hun functie (beoordelingsgegevens, verloning, etc.), en steeds onder toezicht van Q-Park Belgium;
  • bevoegde personen van de afdeling Human Resources.

5.2. Communicatie met derden

Het is ook mogelijk dat Q-Park Belgium verplicht is om sommige van uw persoonsgegevens mee te delen aan derden die gemachtigd zijn om er toegang toe te hebben, in het bijzonder wanneer wettelijke bepalingen, een gerechtelijke beslissing of een bevel van een openbare autoriteit dergelijke mededeling noodzakelijk maken.

Het kan in het bijzonder gaan om de bekendmaking aan de volgende derden: bankinstelling, arbeidsinspectie, fiscale diensten, politiediensten, gerechtsdeurwaarders, verzekeringsmaatschappij, sociaal secretariaat, Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie, RSZ, ONEM, Fonds voor Bestaanszekerheid, enz.

Uw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde landen buiten de Europese Unie of aan internationale organisaties. Mocht dit toch het geval zijn, dan verbinden wij ons ertoe de gepaste veiligheidsmaatregelen te nemen om een voldoende beschermingsniveau van uw persoonsgegevens te garanderen.

The Profile Group kan ook toegang hebben tot sommige van uw persoonsgegevens, als onderaannemer van Q-Park, uitgever van Talent finder. The Profile Group zal echter enkel toegang hebben tot de volgende gegevens:

  • Persoonlijke identificatiegegevens, zoals naam en adres;
  • Elektronische identificatiegegevens, zoals e-mailadres, mobiel telefoonnummer en cookies;
  • Persoonlijke gegevens, zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit en taal;
  • Immigratiestatus, zoals het bestaan van een geldige werkvergunning in België;
  • Psychologische beschrijvingen, zoals persoonlijkheid door middel van een psychotechnische test;
  • Academisch curriculum;
  • Beroepskwalificaties, zoals een beroepsopleiding en het bezit van een rijbewijs;
  • Werkervaring;
  • Lidmaatschap/deelname aan beroepsorganisaties;
  • Publicaties;
  • Informatie over huidige werkgelegenheid;
  • Informatie over aanwerving;
  • Informatie over beëindiging dienstverband;
  • Loopbaangegevens;
  • Gegevens met betrekking tot werkorganisatie;
  • Salarisgegevens;
  • Evaluatie;
  • Functietraining;
  • Afbeeldingen;
  • Gegevens met betrekking tot beveiliging, zoals wachtwoorden;
  • Gegevens met betrekking tot vrijetijdsactiviteiten en interesses.

Talent finder is een online ‘applicant tacking system’ (ATS) hulpmiddel dat het wervings- en selectieproces van A-Z beheert.

Het betreft een web-based tool die werkt in SAAS-modus (Software As A Service) om HR-professionals permanente en online toegang toe te staan voor al hun wervingsopdrachten.

Talent finder beheert ook het job gedeelte van de website van de klant, waarmee jobs kunnen worden beheerd en geplaatst.

De databasefunctionaliteit biedt de kandidaten een eenvoudige methode om hun gegevens online te openen, te uploaden en te bewerken, en HR de mogelijkheid om te zoeken en te communiceren met geselecteerde kandidaten voor toekomstige vacatures.

Voor HR-managers heeft Talent finder rapportagemogelijkheden ingebouwd die een permanent overzicht van zowel werkstroom als sleutelprocessen toestaan.

6. Hoe lang bewaren we uw persoonlijke gegevens?

De bewaartermijn van uw persoonlijke gegevens wordt strikt gecontroleerd door Q-Park België en is in overeenstemming met haar Procedure Gegevensbewaring, die op aanvraag beschikbaar is. Indien de bewaartermijnen in de toekomst wijzigen, verplichten wij ons u hiervan op de hoogte te stellen.

Meer in het bijzonder worden uw naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, CV (en eventueel uw foto als u die in uw CV hebt opgenomen) en eventuele begeleidende brief bewaard gedurende 4 weken na afloop van de wervingsprocedure als u bent aangenomen voor de betreffende functie, en gedurende maximaal 1 jaar na afloop van de wervingsprocedure als u niet bent aangenomen door Q-Park België. In dit geval zal u uiteraard om toestemming gevraagd worden. Twee maanden voor het einde van deze bewaartermijn van één jaar ontvangt u een e-mail met de vraag of u al dan niet wenst dat uw persoonsgegevens worden verwijderd. Indien u wenst dat uw gegevens verwijderd worden, zullen deze automatisch en volledig verwijderd worden bij ontvangst van uw retourzending.

7. Uw rechten

Als betrokkene bij de verwerking van uw persoonsgegevens hebt u een aantal rechten met betrekking tot toegang tot en controle over uw persoonsgegevens, waaronder:

  • Het recht op toegang en kopiëren : u kunt op verzoek kosteloos een kopie (ook in elektronisch formaat) van uw persoonsgegevens krijgen. Als u extra kopieën aanvraagt, kunnen we een redelijke vergoeding vragen op basis van administratieve kosten.
  • Het recht op rectificatie : u kunt onjuiste, onvolledige of irrelevante gegevens corrigeren, aanvullen of verwijderen.
  • Het recht van bezwaar : wanneer gegevensverwerking wordt uitgevoerd op basis van ons gerechtvaardigd belang, kunt u te allen tijde bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens voor dit doel, tenzij wij aantonen dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan uw belangen en rechten.
  • Het recht op overdraagbaarheid van gegevens : u kunt te allen tijde verzoeken om uw persoonsgegevens gratis te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat, met name om deze door te geven aan een andere voor de verwerking verantwoordelijke.
  • Het recht op beperking van de verwerking : u heeft het recht ons te vragen de verwerking van uw gegevens te beperken.
  • Het recht op vergetelheid : behoudens bepaalde uitzonderingen hebt u het recht ons te vragen uw gegevens te verwijderen als deze niet langer nodig zijn.
  • De intrekking van toestemming : u kunt uw toestemming te allen tijde intrekken wanneer deze toestemming de rechtsgrondslag is voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Als u een van deze rechten wilt uitoefenen:

  1. Verzoek om rechten uit te oefenen : als u een van deze rechten wenst uit te oefenen, kunt u een schriftelijk verzoek (ook elektronisch), gedateerd en ondertekend, sturen naar de Privacy Officer van Q-Park België of naar de Group DPO, waarvan u de contactgegevens hieronder vindt.
  2. Details van het verzoek : bepaal het recht dat u wilt uitoefenen.
  3. Identificatie van de betrokke : om u te kunnen antwoorden, kunnen we u om veiligheidsredenen en om ongeoorloofde bekendmaking of misbruik van persoonlijke gegevens te voorkomen, vragen om uw identiteit aan te tonen.
  4. Reactietijd : we verwerken je verzoek binnen maximaal een maand na ontvangst. Indien nodig kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, afhankelijk van de complexiteit of het aantal verzoeken. Indien nodig kan deze termijn alleen worden verlengd als u op de hoogte bent gesteld van de verlenging en de redenen hiervoor aan u zijn meegedeeld.
  5. In geval van weigering : als we legitieme redenen hebben om uw verzoek niet in te willigen, nemen we contact met u op en geven we de redenen voor onze beslissing.

8. Gegevensbeveiliging

De persoonsgegevens van de kandidaten worden verwerkt in België en opgeslagen in een datacentrum in Nederland.

De leverancier van het rekruteringsinstrument, THE PROFILE GROUP, neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens van de kandidaten te beschermen, met name tegen manipulatie en ongeoorloofde toegang, en stelt alles in het werk om ervoor te zorgen dat deze maatregelen zo up-to-date mogelijk zijn, rekening houdend met de stand van de kennis, de kosten van de tenuitvoerlegging en de aard, de omvang, de context en de doeleinden van de verwerking, alsook de risico's voor de kandidaten.

9. Vragen, claims of klachten

Als u wilt reageren op een van de praktijken die in dit Beleid worden beschreven, kunt u het beste contact opnemen met :

  • Belgische Privacy Officer (PO): advocatenkantoor Lex4u, de heer Frédéric Dechamps, bereikbaar op het volgende e-mailadres: frederic.dechamps@q-park.be
  • Group DPO (DPO): de heer Jeroen Van Hemert, bereikbaar op het volgende e-mailadres Jeroen.vanhemert@q-park.co

U kunt ook een klacht indienen bij de Belgische autoriteit voor gegevensbescherming:

Gegevensbescherming

Pressestraat 35

1000 Brussel

Telefoon: + 32 2 274 48 00

Fax: + 32 2 274 48 35

contact@apd-gba.be

Tot slot kun je een klacht indienen bij de relevante nationale rechtbanken.

10. Wijzigingen in het beleid

We behouden ons het recht voor om dit beleid aan te passen aan nieuwe wettelijke vereisten. Dergelijke wijzigingen worden onmiddellijk van kracht nadat dit document is bijgewerkt. Deze bijwerking zal aan u worden meegedeeld op de manier die wij geschikt achten.